個人情報保護方針

個人情報保護方針

日酸TANAKA株式会社（以下「当社」といいます。）は、個人情報保護の重要性と個人情報取扱事業者の社会的責任について認識し、株主様、取引先様、役職員等の個人情報を適切に保護するために次の方針のもとで個人情報を取扱います。

1. 「個人情報の保護に関する法律」および関連法令を遵守するとともに、別途定めて開示する「個人情報の取扱いについて」および社内規程等に従い、適切な個人情報の取得、利用および提供を行います。
2. 必要かつ適切なセキュリティー対策を講じることにより、取扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止に努めるとともに、事故が発生した場合には必要な是正措置を取ります。
3. 個人情報の取扱いに関するルールを社内規程で明確に定め、役職員に周知徹底します。また、業務委託先に個人情報を提供する場合は委託先が適切に個人情報を取扱うように管理・監督します。
4. 保有する個人情報について、ご本人様からの苦情およびご相談並びに開示、訂正および利用停止等の依頼を所定の窓口でお受けし、適切に対応いたします。

以上

制定：2024年3月28日

日酸TANAKA株式会社
代表取締役社長 長堀 正幸

個人情報の取扱いについて

1. 個人情報の利用目的

   (1)皆様からお預かりする個人情報は、当社のFA事業その他当社の営む各種事業において、以下の目的で利用いたします。

   • ① 業務上のお取引先様から取得した個人情報を以下の目的で利用します。
     
     • お取引先様との円滑なお取引条件を維持、構築し、お取引を履行、管理するため
     • お取引様にアンケートまたはカタログを送付するため
     • お打合せの内容を記録、保管し、社内における情報共有に利用するため
     • 当社施設、設備の保安、安全衛生を確保するため
   • ② 業務上のお取引先様から取得したアンケート、閲覧履歴や購買履歴などの情報を分析して、製品の販売、製品の修理や点検などのアフターサービスの提供、または製品カタログの送付など、製品やサービスに関するご紹介またはご提案をするため利用します。
   • ③ 当社株主様から取得した個人情報を以下の目的で利用します。
     • 各種お問い合わせ、ご依頼、ご要望などに対応するため(より良い対応を行うためのお問い合わせ履歴などの蓄積も含みます)
     • 当社株主様への情報提供およびご連絡を行うため
     • 当社の株主管理、その他株式に関連する業務を行うため
   • ④ 当社の採用選考応募者、インターンシップ応募者または当社退職者から取得した個人情報を、情報提供を実施するためおよび当社から連絡を行うために利用します。
   • ⑤ 個人情報保護法その他法令で認められた利用目的のために利用します。

   (2) その他、当社が特別な利用目的で皆様からお預かりする個人情報を使用することを皆様に通知または公表した場合に利用します。

2. 安全管理措置

   当社は、個人情報等について、以下のとおり漏洩、滅失または毀損の防止その他個人情報等の適切な管理のための措置を講じています。

   (1) 個人情報の取扱いに関する基本方針を策定

   個人情報等の適切な取扱いを確保し、質問および苦情処理の窓口をお知らせするため、本文書を定めております。

   (2) 個人情報等の取扱いにかかる規律の整備

   • ① 個人情報等の取得、利用、保存、提供、削除、廃棄の段階ごとに、取扱方法を規定
   • ② 個人情報等の取扱いについて、責任者およびその任務について個人情報取扱規程を策定

   (3) 組織的安全管理措置

   • ① 個人情報等の取扱いに関する責任者（個人情報保護責任者）を設置
   • ② 法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の個人情報管理責任者への報告連絡体制を整備
   • ③ 個人情報等の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署による監査を実施

   (4) 人的安全管理措置

   個人情報等の取扱いに関する留意事項について、役職員に定期的な研修を実施

   (5) 物理的安全管理措置

   • ① 個人情報等を取扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を実施
   • ② 事務所内の移動を含め、個人情報等を取扱う機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報等が判明しないよう措置を実施

   (6) 技術的安全管理措置

   • ① アクセス制限を実施して、個人情報等にアクセスできる従業員の範囲を限定
   • ② 個人情報等を取扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

3. 第三者への提供等

   (1) 第三者への提供

   下記(2)(3)で定めるほか、以下の場合を除き、取得した個人情報等を第三者へ提供いたしません。

   • ① 事前に同意をいただいた場合
   • ② 個人情報保護法その他の法令で認められた場合

   (2) 業務委託先への提供

   利用目的を達成するために必要な範囲内において、当社の業務委託先に対し開示、提供することがあります。具体的には、お客様への配送物を配送会社に委託する場合、各種キャンペーンの事務局を情報処理会社などに委託する場合、受託業務の一部を他社に再委託する場合などがあります。その場合、業務委託先に対し、守秘義務契約の締結などを行うとともに、お客様の個人情報等を適切に管理するため厳正な管理監督を行います。

   (3) 共同利用

   当社および日本酸素ホールディングスグループ各社（注）において総合的サービスを 提供するために、「個人情報の利用目的」に記載した利用目的の範囲に限り、当社および日本酸素ホールディングスグループ各社で共同利用することがあります。
   共同利用する項目は「氏名・連絡先（住所・電話番号・メールアドレスなど）・所属先・製品納入履歴・修理履歴・研修受講歴・お問い合わせ内容・ご依頼内容・ご要望内容」といたします。 この他の項目について共同利用する場合には、別途ご本人様に通知もしくは公表させていただきます。
   共同利用する個人情報の管理責任者は、当社（住所：郵便番号354-8585 埼玉県入間郡三芳町竹間沢11 日酸TANAKA株式会社 代表者：佃淳一）とします。
   （注）日本酸素ホールディングスグループ各社とは、日本酸素ホールディングス株式会社の国内外の関係会社をいいます。

4. 当社保有個人データの開示等のご請求について

   当社の保有する個人情報について、利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・消去および第三者への提供の停止など（以下「開示等」といいます。）をご希望の場合は、以下の手続に従って、ご請求ください。ご請求の対象となる個人情報は、当社が開示等の権限を有する保有個人データおよび個人データの授受に関する第三者提供記録に限りますので、あらかじめご了承ください。

   (1) 開示等請求方法

   開示等をご請求される場合は、次の①～④の必要書類を、郵送でお送りください。

   • ① 開示請求書
     「開示請求書」をダウンロードしていただき、必要事項をご記入ください。

   • ② 本人確認書類
     ご本人様であることの確認のために、次の本人確認書（氏名、住所、生年月日が確認できるもの）のいずれか一つを提出してください。

     • 運転免許証の写し
     • パスポートの写し
     • 各種健康保険証の被保険者証の写し
     • マイナンバーカード（表面のみ）の写し
     • 外国人登録証明書の写し
     • 在留カードの写し
     • 特別永住者証明書の写し
     • 身体障害者手帳の写し
     • 住民票（作成日から3ヵ月以内のものに限る。）
     • 戸籍謄本または抄本（作成日から3ヵ月以内のものに限る。）

   • ③ 代理人確認書類
     代理人からのご請求の場合、次に掲げる全ての書類を提出してください。

     • ②に掲げるご本人様の本人確認書類のいずれか一つ
     • 代理人の本人確認書類として②に掲げる書類のいずれか一つ
     • ご本人様からの委任状（代理人が親権者等の法定代理人である場合は、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる、発行日から3ヵ月以内の戸籍謄本もしくは抄本、または成年後見登記事項証明書）

   • ④ 手数料
     利用目的の通知または開示のご請求の場合は、1回のご請求ごとに手数料1,000 円分（消費税込み）の切手または郵便定額小為替を同封してください。

   (2) 次の場合は開示等のご請求に応じられない場合があります。

   • ①本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれのある場合
   • ②違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれのある場合
   • ③国の安全が害されるおそれ、他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、または他国もしくは国際機関との交渉不利益を被るおそれのある場合
   • ④当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
   • ⑤法令に違反することとなる場合
   • ⑥犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがある場合

(3) 回答結果のご通知

開示等請求書および本人確認書類により、ご本人様の個人情報であることが確認で きた範囲において開示等を行います。開示等の結果（開示等ができない場合はその旨、 ご本人の希望する方法で開示ができない場合はその旨）につきましては、本人確認書 類に記載のご本人様または代理人のご住所宛に送付させていただきます。なお、回答 結果のご送付までの期間の目安は、約10営業日です。

(4)その他

• 開示等請求書の到着後、ご本人様の記録と照合し、メール・電話などでご本人様確認させていただく場合があります。
• 開示等請求書および本人確認書類に記載された個人情報は、開示などを行うために必要な範囲において利用いたします。
• ご提出いただいた書類は返却いたしませんので、予めご了承ください。



5. お問い合わせ

   個人情報、仮名加工情報および匿名加工情報の取扱いについてのお問い合わせ、苦情、ご相談については、下記の受付窓口までご連絡いただきますようお願い申し上げます。
   

   受付窓口：個人情報保護相談窓口
   住所：郵便番号212-0013 神奈川県川崎市幸区堀川町66-2 興和川崎西口ビル9F
   日酸TANAKA株式会社 メールアドレス： U09270@tanaka.sanso.co.jp
   電話番号：044-549-9649 (電話受付時間 午前9時～12時 午後1時～6時、土日、祝日、会社休業日を除く)

制定：2024年3月28日

日酸TANAKA株式会社
代表取締役社長 長堀 正幸